Veel ondernemers en werknemers zijn veel op de weg te vinden. De laatste jaren is het leasen van bedrijfsauto’s weer aantrekkelijker geworden en de interesse in een elektrisch autoleasepark neemt steeds verder toe. Zeker als er zowel zakelijk als privé met een auto van de zaak wordt gereden, is het heel belangrijk om de kilometerregistratie altijd op orde te hebben. De Belastingdienst stelt namelijk strenge eisen en heeft altijd het recht om een controle uit te voeren. Waar moet je nu rekening mee houden als het gaat om de kilometerregistratie?
De eisen van de belastingdienst met betrekking tot kilometerregistratie
Het bijhouden van een nauwkeurige en sluitende administratie bij zakelijk rijden is belangrijk voor een efficiënte bedrijfsvoering, maar ook om zeker te zijn dat er wordt voldaan aan de eisen die de Belastingdienst stelt. De Belastingdienst stelt namelijk strikte eisen aan kilometerregistratie voor voertuigen die zowel zakelijk als privé worden gebruikt. Deze eisen zijn vastgesteld om een eerlijke belastingheffing te kunnen garanderen en om misbruik van zakelijke auto’s te voorkomen. Er zijn een aantal belangrijke punten te noemen waaraan een goede kilometerregistratie dient te voldoen volgens de Belastingdienst. Hieronder vind je een overzicht.
Een complete rittenregistratie
Een belangrijke eis is dat de rittenregistratie correct en compleet is. Dit betekent dat in de rittenregistratie alle gereden kilometers, zowel zakelijk als privé, terug te vinden zijn. Elke rit moet vastgelegd zijn, of het nu gaat om lange of korte ritten. Alle ritten moeten gedocumenteerd worden.
Tijd- en adresgegevens van de ritten
Van elke rit moet worden geregistreerd op welke datum de rit heeft plaatsgevonden. Daarnaast moet zowel het tijdstip van vertrek als het tijdstip van aankomst worden geregistreerd. Het moet duidelijk zijn op welk moment van de dag of nacht de rit heeft plaatsgevonden. Om een duidelijk beeld te krijgen moeten ook adresgegevens van de rit worden geregistreerd. Dit betekent dat bij elke rit vermeld moet staan wat het adres van vertrek en het adres van bestemming waren. Elk adres moet volledig en correct zijn.
De kilometerstand voor en na de rit
Er moet worden geregistreerd hoe lang een rit was in aantal kilometers. Ter verificatie van deze gegevens moet ook de kilometerstand van voor en na de rit worden geregistreerd. Zou een rit 25 kilometer moeten bedragen en is de kilometerstand 30 kilometer opgelopen, dan klopt er iets niet in de administratie. Daarom is het belangrijk om deze gegevens altijd correct aan elkaar te koppelen.
Het doel van de betreffende rit
De registratie is compleet wanneer ook duidelijk wordt vermeld wat het doel van de rit was. Dit betekent overigens niet dat je volledig in detail hoeft te treden. Het is niet noodzakelijk om al je persoonlijke activiteiten te vermelden wanneer het ging om een privé rit. Wat vooral belangrijk is, is dat er een doel van de rit wordt geregistreerd die duidelijk maakt om wat voor rit het ging. Het moet direct duidelijk zijn of het ging om een privé rit, een zakelijke rit of een woon-werkverkeer rit.
