Een virtueel kantoor is een populaire keuze onder ondernemers, van net gestarte bedrijven tot organisaties die al jaren bestaan. Je huurt daarbij geen fysieke werkplek, maar een zakelijk adres waar je post wordt ontvangen en eventueel wordt doorgestuurd. Zo kom je professioneler over en hoef je je privéadres niet overal te delen. Heb je daarnaast een plek nodig om te werken of klanten te ontvangen, dan kun je dit combineren met een flexplek of vergaderruimte. Een virtueel kantoor mag je alleen niet zomaar als bezoekadres gebruiken, want daar zitten een aantal voorwaarden aan verbonden.
Wat is het verschil tussen een postadres en een bezoekadres?
Een postadres is een locatie die je gebruikt om post te ontvangen voor je onderneming. Bijvoorbeeld om professioneel over te komen of zodat je je privéadres niet hoeft te delen. Het is echter geen formeel adres, wat een bezoekadres wel is.
Het bezoekadres van je bedrijf kan zowel je eigen woonadres zijn als dat van een bedrijfspand. Als je echter een bedrijfspand wilt inschrijven als bezoekadres bij de Kamer van Koophandel (KvK), is het goed om te weten dat dit niet zomaar kan.
Bedenk voordat je Spaces kantoorproducten doorzoekt, via een platform als Goedkope Kantoorruimte, wat je nodig hebt, omdat een virtueel kantoor volgens de KvK wel een postadres is, maar je dit adres niet altijd kunt opgeven als bezoekadres.
De drie voorwaarden voor een bezoekadres
Als je een co-working space of een virtueel kantoor huurt, dan kun je dit adres niet zomaar opgeven als bedrijfsadres. De KvK heeft de regels begin 2025 aangescherpt en je moet een aantal dingen kunnen aantonen, waaronder:
- Zelfstandige toegang – Je moet tijdens de openingstijden zelfstandig toegang hebben tot de gehuurde ruimte/werkplek en dit moet ook zijn opgenomen in het huurcontract.
- Een passende locatie – De locatie moet geschikt zijn om klanten te ontvangen en aansluiten op de onderneming. Zo kan een copywriter een specifieke werkplek wellicht wel opgeven als bezoekadres, terwijl een winkel of garage dat niet kan.
- De hoofdwerkplek – Als je een locatie wilt opgeven als bezoekadres, moet je er ook het merendeel van de werkzaamheden uitvoeren. Een plek die je maar een paar uur per week huurt is dan onvoldoende.
Hoe kies je een geschikt virtueel kantoor uit?
Stel jezelf de vraag hoe vaak je de werkplek wilt gebruiken en waarvoor. Als je namelijk enkel een locatie zoekt om meetings te houden en te netwerken, dan is het huren van een flexplek met de optie om een vergaderruimte te boeken waarschijnlijk voldoende. Als je graag een vast bureau hebt (dat je naar wens kunt inrichten), dan is een vaste werkplek een goede optie. Bijvoorbeeld als je ook foto’s en video’s wilt maken van producten, of als je liever vanaf een vaste pc werkt dan vanaf een laptop.
Als je een werkplek niet kunt opgeven als bezoekadres, kun je bij de KvK nagaan of het mogelijk is om je privéadres af te schermen. Voor een eenmanszaak regel je dit gewoon online, door in te loggen op Mijn KvK met je DigiD. Houd er rekening mee dat je wel een alternatief postadres moet opgeven, bijvoorbeeld je virtual office.
Als je via Goedkope Kantoorruimte een virtueel kantoor, coworking-ruimte of een vaste werkplek zoekt, zie je per stad welke locaties beschikbaar zijn als postadres en/of bezoekadres.
