Personeel vormt voor veel ondernemingen een belangrijke kostenpost. Maar wie naar de kosten kijkt, moet niet alleen letten op de hoogte van de salarissen. De manier waarop de medewerkers worden ingezet is minstens zo belangrijk. Als je op rustige momenten te veel mensen hebt rondlopen, heeft dat direct invloed op het bedrijfsresultaat. Omgekeerd kun je ook van inefficiënt plannen spreken als er op piekmomenten juist onvoldoende capaciteit beschikbaar is.
Plannen op basis van inzicht
Een goede personeelsplanning begint bij inzicht in de werkelijke personeelsbehoefte. Wanneer is het druk? Welke werkzaamheden vragen om extra capaciteit? Hoeveel medewerkers zijn op bepaalde momenten nodig? Historische gegevens, verwachte werkaanbod en actuele ontwikkelingen kunnen helpen om betere voorspellingen te maken. Want als je dacht dat goed plannen een synoniem is voor een kloppend werkrooster maken, zie je mogelijk wat zaken over het hoofd. Planningsspecialist Vlirdens wijst op het belang van goed workforce management (WFM). Dat is een verzamelnaam voor alle processen en hulpmiddelen waarmee een organisatie ervoor zorgt dat de juiste medewerkers, met de juiste kwalificaties, op het juiste moment beschikbaar zijn om het werk uit te voeren.
Workforce management als hulpmiddel
Hoe stem je de beschikbare personeelscapaciteit zo goed mogelijk af op de verwachte werklast? Dat vraagt om kennis, ervaring en geschikte software. In veel gevallen hebben bedrijven die zaken niet zelf in huis. Dan is uitbesteden WFM een goede optie. Als je zelf niet over voldoende schaalgrootte of expertise beschikt, dan schakel je een deskundige in om het voor je te regelen. Je kunt dan heel eenvoudig toegang krijgen tot gespecialiseerde kennis en systemen. Deze investering moet worden afgezet tegen de mogelijke opbrengsten van een betere personeelsinzet. Immers: hoe beter alles qua personele bezetting loopt, hoe minder gedoe is er over roosters. Het kan veel frustraties op de werkvloer voorkomen en daarmee heb je een krachtig instrument in handen om de werksfeer zo goed mogelijk te houden.
Niet alleen besparen, maar ook beter presteren
Een optimale personeelsbezetting levert niet uitsluitend voordeel op doordat onnodige personeelskosten worden voorkomen. Ook de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening kunnen er baat bij hebben. Als er voldoende medewerkers beschikbaar zijn, hoeven klanten minder lang te wachten en lopen bedrijfsprocessen minder snel vertraging op. Bovendien voorkom je dat medewerkers tijdens drukke periodes structureel onder hoge druk moeten werken. Een goede planning kan daardoor op verschillende fronten bijdragen aan een gezondere bedrijfsvoering.
