Als ondernemer ben je dagelijks bezig met het managen van risico’s. Je denkt na over marktontwikkelingen, leveringsketens en concurrentie. Maar een van de meest verwoestende risico’s komt vaak van binnenuit, uit een hoek waar je het niet verwacht. Recente rechtszaken in Nederland, van een boekhouder uit Spijkenisse die een kwart miljoen verduisterde tot een financieel manager in Rotterdam die bijna acht ton wegsluisde, tonen een verontrustend patroon.
De gemene deler? Medewerkers in een vertrouwenspositie die, gedreven door een online gokverslaving, hun eigen werkgever bestelen. Dit is geen ver-van-je-bed-show, maar een reëel risico voor elke onderneming. Hoe escaleert zo’n situatie, en belangrijker nog: wat kun je als ondernemer doen om je bedrijf hiertegen te beschermen?
De neerwaartse spiraal van een verslaving
De verhalen uit de rechtszaal volgen vaak een tragisch, maar voorspelbaar patroon. Het begint zelden met een kwaadaardig plan om de zaak op te lichten. Meestal start het met een werknemer die online gokken ontdekt als een vorm van entertainment. Wanneer het spelgedrag echter obsessief wordt en verliezen zich opstapelen, ontstaat er een financiële noodsituatie. Uit schaamte durft de medewerker vaak geen hulp te zoeken en ontstaat het fatale idee om ‘tijdelijk’ geld van de werkgever te ‘lenen’, met de intentie dit na een ‘grote winst’ weer terug te storten.
Deze glijdende schaal is natuurlijk niet altijd hoe het in de echte wereld gaat. De online gokmarkt probeert de principes van verantwoord spelen juist te bevorderen. Een modern online platform zoals LyraCasino is bijvoorbeeld wettelijk verplicht om spelers tools aan te reiken om hun gedrag te beheren, zoals het instellen van stortingslimieten. De uitdaging ontstaat wanneer deze tools genegeerd worden en het spel niet langer vermaak is, maar een oncontroleerbare obsessie wordt.
De juridische en financiële gevolgen
De impact van dergelijke fraude op een bedrijf kan verwoestend zijn. Het gaat verder dan alleen de directe financiële schade. Denk aan de kosten voor een forensisch accountant om de omvang van de fraude vast te stellen, de juridische kosten van een rechtszaak en de onherstelbare deuk in het vertrouwen binnen je team. In sommige van de bekende gevallen moesten andere werknemers zelfs een deel van hun salaris inleveren om het bedrijf van een faillissement te redden.
Voor de frauderende werknemer zijn de gevolgen eveneens desastreus. De verdediging dat men handelde uit een verslaving en dus ‘ontoerekeningsvatbaar’ was, wordt door rechters vrijwel altijd van tafel geveegd bij dit soort berekende, langdurige fraude. De straffen zijn niet mals: vaak een combinatie van een voorwaardelijke gevangenisstraf, een maximale taakstraf en de verplichting om het volledige gestolen bedrag terug te betalen, een schuld die hen de rest van hun leven zal achtervolgen.
Preventie op de werkvloer in vier cruciale stappen
Als ondernemer wil je je mensen vertrouwen, maar op het gebied van financiën is een robuust controlesysteem geen teken van wantrouwen, maar van professionaliteit. De volgende stappen zijn cruciaal om het risico op interne fraude te minimaliseren.
1. Implementeer het vier-ogen-principe
De rode draad in vrijwel alle fraudezaken is een enkele medewerker met te veel financiële autonomie. Zorg ervoor dat geen enkele persoon in je bedrijf zowel een betaling kan voorbereiden, goedkeuren als uitvoeren. Door een vier-ogen-principe te hanteren, waarbij een tweede persoon (bijvoorbeeld jijzelf of een andere manager) elke uitgaande betaling moet accorderen, bouw je een krachtige drempel in.
2. Voer regelmatige, onverwachte controles uit
Vertrouw niet blindelings op de jaarlijkse controle door de externe accountant. Neem zelf de proef op de som. Controleer periodiek en steekproefsgewijs de bankafschriften en de onderliggende facturen. Vraag om uitleg bij onbekende of afwijkende transacties. De wetenschap dat er onverwachte controles kunnen plaatsvinden, heeft op zichzelf al een sterk preventieve werking.
3. Creëer een open en veilige werkcultuur
Dit is de ‘zachte’ maar misschien wel de belangrijkste stap. Stimuleer een werkomgeving waarin medewerkers die in financiële problemen zitten (om welke reden dan ook) zich veilig voelen om hulp te vragen, voordat ze uit schaamte of wanhoop overgaan tot frauduleuze handelingen. De rol van een externe vertrouwenspersoon kan hierin van onschatbare waarde zijn.
4. Wees alert op signalen
Sommige gedragsveranderingen kunnen een rode vlag zijn. Een medewerker in een financiële functie die plotseling nooit meer vakantie opneemt (om te voorkomen dat een ander in de boeken kijkt), een plotselinge verandering in levensstijl (extreem luxueus of juist sjofel), of herhaaldelijke verzoeken om een voorschot op het salaris, kunnen signalen zijn die nader onderzoek vereisen.
Vertrouwen is goed, controle is beter
Het beschermen van je bedrijf tegen dit soort interne risico’s is een essentieel, zij het onprettig, onderdeel van modern ondernemerschap. Het klassieke adagium ‘vertrouwen is goed, maar controle is beter’ is hier pijnlijk van toepassing. Door duidelijke financiële protocollen te implementeren, te zorgen voor checks and balances en een open cultuur te bevorderen waarin problemen bespreekbaar zijn, verklein je niet alleen het risico op financiële schade, maar creëer je ook een veiligere en professionelere werkomgeving voor je hele team.
