De administratie bijhouden is niet de spannendste klus als ondernemer, maar wel een van de belangrijkste. Toch sluipen er ongemerkt fouten in die je geld, tijd of zelfs een boete kunnen kosten. Zeker als je het er ‘even tussendoor’ bij doet of denkt: “Ik fix het later wel.” Herkenbaar? Dan is deze blog voor jou.
We zetten vijf veelvoorkomende administratieve missers op een rij én geven je tips om ze eenvoudig te voorkomen.
1. Te laat beginnen (of te lang uitstellen)
Een veelvoorkomende valkuil is dat je je administratie pas aanpakt als het écht niet langer kan. Bijvoorbeeld als de btw-aangifte morgen de deur uit moet of als de boekhouder belt met de vraag waar die ontbrekende facturen blijven.
Het gevolg? Stress, onvolledige gegevens en fouten die je achteraf mag herstellen. Door administratie als een vast onderdeel van je werkweek te zien – bijvoorbeeld een uurtje per week – voorkom je dat alles zich opstapelt. Regelmaat is key.
2. Alles handmatig doen
Je hoeft écht niet meer alles zelf in Excel te typen of bonnetjes te bewaren in een schoenendoos. Toch werken veel ondernemers nog handmatig, terwijl slimme software het werk enorm kan verlichten.
Met een Exact Online administratiekantoor kun je veel processen automatiseren. Denk aan automatische bankkoppelingen, facturen die direct worden ingeboekt en bonnetjes die je scant met een app. Niet alleen sneller, maar ook een stuk minder foutgevoelig.
3. Geen overzicht van openstaande facturen
Een klant die niet betaalt is al vervelend genoeg, maar het wordt helemaal lastig als je niet precies weet wie nog moet betalen en wanneer. Veel ondernemers lopen hierdoor omzet mis of moeten achteraf discussies voeren over facturen die “nooit zijn ontvangen.”
Zorg dat je facturen op één centrale plek worden bijgehouden en stel automatische herinneringen in. Werk je met software? Dan krijg je vaak automatisch meldingen van openstaande posten. Zo houd je grip op je cashflow.
4. Onvolledige bonnen en documenten
Een tankbon zonder kenteken of een kassabon zonder omschrijving – ze lijken onschuldig, maar kunnen je bij een controle duur komen te staan. De Belastingdienst kijkt niet alleen naar bedragen, maar ook naar onderbouwing.
Goede documentatie is dus essentieel. Maak er een gewoonte van om bonnetjes direct in te scannen of te uploaden, liefst met een korte omschrijving erbij. Werk je samen met een administratiekantoor, dan kunnen zij direct meekijken en controleren of alles compleet is.
5. Geen hulp inschakelen
Misschien wel de grootste fout: alles zelf willen doen. Zeker in de beginfase van je onderneming voelt het logisch om te besparen op externe hulp. Maar administratie is meer dan alleen bonnetjes verwerken – het gaat ook om btw-regels, aftrekposten, jaarrekeningen en slimme fiscale keuzes.
Een professioneel Administratiekantoor in Amsterdam kan je werk uit handen nemen én je adviseren. Dat levert je vaak meer op dan het kost. Bovendien heb je dan altijd iemand die met je meedenkt, ook als je onderneming groeit of verandert.
Fouten maken mag, maar leren is slimmer
Iedere ondernemer maakt weleens een fout in de administratie – dat is menselijk. Maar door je bewust te zijn van de valkuilen, voorkom je dat ze je onnodig geld of energie kosten.
Met slimme software, een gestructureerde aanpak en de juiste ondersteuning verander je je administratie van een blok aan je been in een solide fundament voor je bedrijf.
Dus: blijf je niet eindeloos ergeren aan het papierwerk. Pak het slim aan. Je boekhouding wordt er overzichtelijker van, jij krijgt rust in je hoofd en je onderneming krijgt de ruimte om te groeien.
