Als je personeel in dienst hebt bij je bedrijf dan weet je dat je met hun persoonlijke gegevens voorzichtig moet omgaan. De Algemene Verordening Gegevensbescherming is hierop uiteraard van toepassing. Je mag niet zomaar gegevens over je personeel aan derden verstrekken. Dan gaat het niet alleen om namen en adressen, maar ook om salarisgegevens en andere vertrouwelijke informatie.
Regels aangescherpt
Vroeger werd het allemaal niet zo nauw genomen met de privacy. Bij personeelszaken stonden de personeelsdossiers in kasten zonder slot en de salarisadministratie verstrekte zonder blikken of blozen informatie over personeelsleden als iemand opbelde en erom vroeg onder het geven van een aannemelijke reden. Vandaag gaat het gelukkig een stuk beter, althans, in de meeste gevallen. Als er nu iemand opbelt die het privéadres van een medewerker wil hebben dan wordt dat als het goed is niet gegeven. De bedrijfsarts verstrekt geen medische informatie over personeel dan alleen dat een zieke medewerker tot nader order niet in staat is om te werken.
Beveiliging digitale data
Het papieren personeelsdossier heeft inmiddels plaatsgemaakt voor een digitale versie. Die is alleen toegankelijk voor de afdeling personeelszaken en eventueel voor het management. Het is niet de bedoeling dat de gegevens van medewerkers op straat komen te liggen. Daarom moeten juist deze gegevens extra goed worden beveiligd. Niet alleen tegen een inbraak van buitenaf, maar ook om te voorkomen dat er intern data gelekt wordt. Een ervaren IT bedrijf kan de onderneming daarbij ondersteunen. Bijvoorbeeld met krachtige beveiliging en het zodanig opslaan van gegevens dat deze moeilijk toegankelijk zijn voor medewerkers die niet bevoegd zijn. Het lekken van personeelsinformatie is iets dat je als bedrijf tegen elke prijs wilt voorkomen.
Referenties inwinnen
Als een medewerker naar elders solliciteert dan kan het natuurlijk gebeuren dat een mogelijk nieuwe werkgever om inlichtingen vraagt. Het is belangrijk om met een medewerker vooraf te bespreken wat er in zo’n geval gezegd gaat worden. De medewerker kan dan zelf de afweging maken of hij zijn huidige of een eventueel eerdere werkgever als referentie opgeeft. Als de werkgever negatief is over de medewerker dan is dit immers niet echt handig voor het elders voortzetten van de loopbaan. Een bedrijf mag nooit zonder toestemming informatie inwinnen over een medewerker, ook al lijkt de vraag nog zo legitiem.
Gevoelige informatie
Soms ben je als werkgever op de hoogte van gevoelige informatie over je personeel. Denk aan het hebben van schulden of andere privéproblemen. Het is zaak om ervoor te zorgen dat zo weinig mogelijk mensen binnen het bedrijf van dergelijke feiten op de hoogte zijn. Zo is de kans dat iemand zijn mond voorbij praat het kleinst. Vaak is het binnen een personeelsmanagement systeem mogelijk dergelijke informatie extra te beveiligen om te voorkomen dat deze onbedoeld onder ogen komt van mensen die niet bevoegd zijn deze kennis te hebben.
