Een gemiste oproep is vaak een gemiste klant. Wie belt en geen gehoor krijgt, belt meestal gewoon de volgende in het rijtje. Toch is het voor veel bedrijven lastig om de telefoon de hele dag te bemannen. Je zit in een overleg, bent bij een klant of hebt je handen vol aan het werk zelf. Steeds meer ondernemers besteden de telefoon daarom uit. Maar wanneer is dat zinvol, en waar let je op?
Signalen dat het tijd is
- Je ziet regelmatig gemiste oproepen als je uit een afspraak komt.
- Collega’s worden steeds onderbroken door de telefoon en komen niet aan hun werk toe.
- Klanten laten weten dat je slecht bereikbaar bent.
- Je wilt ook tijdens drukke periodes of buiten kantoortijd bereikbaar zijn.
Herken je er twee of meer, dan loont het om naar uitbesteden te kijken.
Wat doet een antwoordservice precies?
Bij een antwoordservice neemt een telefonist de telefoon op in de naam van jouw bedrijf. Voor de beller voelt het alsof hij met je eigen kantoor praat. De telefonist noteert wie er belde en waarvoor, en stuurt je direct een gespreksverslag. Afhankelijk van de afspraken kan de telefonist ook afspraken inplannen, vragen beantwoorden of het gesprek doorverbinden.
Een goede antwoordservice werkt met vaste medewerkers die je bedrijf leren kennen. Zo herkennen ze vaste klanten en weten ze welke vragen vaak terugkomen.
Zo ziet het er in de praktijk uit
Stel, je hebt een makelaarskantoor met drie medewerkers. Op dinsdagochtend zijn twee collega’s op bezichtiging en de derde zit in een overleg met een koper. Ondertussen gaat de telefoon vier keer. Met een antwoordservice wordt elk gesprek opgenomen met de naam van je kantoor. De beller hoort dat er later wordt teruggebeld, en jij krijgt per beller een kort verslag in je mail. Na het overleg bel je de belangrijkste mensen meteen terug, en de nieuwe bezichtiging staat al in je agenda.
Waar let je op bij het kiezen?
- Ervaring in jouw branche. Een advocatenkantoor heeft andere bellers dan een makelaar of een fysiotherapiepraktijk.
- Flexibiliteit. Kun je zelf bepalen wanneer de telefoon wordt doorgeschakeld, bijvoorbeeld alleen bij drukte of tijdens de lunch?
- Hoe je de berichten ontvangt. Per mail, in een app of allebei.
- Talen. Heb je Duitse of Engelstalige klanten, dan is een service die ook die talen spreekt handig.
- Proefperiode. Vraag of je het eerst een paar weken kunt proberen voordat je vastzit.
Wat levert het op?
Het grootste voordeel is rust. Je wordt minder vaak onderbroken en weet toch dat elke beller netjes te woord wordt gestaan. Daarnaast mis je minder aanvragen. Vooral als één nieuwe opdracht al snel honderden euro’s waard is, verdient dat zich snel terug. Ook je klanten merken het. Ze krijgen altijd een mens aan de lijn in plaats van een voicemail, en dat maakt een betrouwbare indruk.
Ten opzichte van een eigen receptionist betaal je alleen voor wat je gebruikt. Je hoeft geen extra werkplek in te richten en je hebt geen zorgen over ziekte of vakantie.
Zo begin je
Bepaal eerst wanneer je de telefoon wilt laten opnemen en wat de telefonist moet doen: alleen een bericht noteren, of ook afspraken inplannen. Partijen als Telecount bieden een gratis proefperiode, zodat je kunt zien of het bij je bedrijf past. Daarna weet je snel of je klanten het verschil merken.
