Je inschrijvingsbewijs van de KVK ligt voor je, je wilt je eerste factuur sturen, en dan zie je drie verschillende nummers staan: een KVK-nummer, een btw-id en een btw-nummer. Welk nummer zet je nu op die factuur? Veel starters sturen die eerste factuur maar raak en ontdekken achteraf dat ze het verkeerde nummer hebben gebruikt. Dit artikel legt uit wat elk nummer betekent en wanneer je welk nodig hebt.
Wat staat er op je inschrijvingsbewijs van de KVK?
Zodra je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel krijg je een KVK-nummer. Dat is een uniek achtcijferig nummer, zoals 12345678, dat jouw onderneming identificeert in het Handelsregister. Dit register is openbaar: iedereen kan opzoeken of een bedrijf bestaat, wie de bestuurders zijn en wat het vestigingsadres is.
Het KVK-nummer gebruik je voor zakelijke communicatie: op je website, in offertes, in contracten en op je facturen. Het zegt niets over je belastingplicht. Het is puur een registratienummer.
Hoe en wanneer krijg je een btw-nummer van de Belastingdienst?
De Belastingdienst koppelt automatisch aan je KVK-inschrijving. Als de KVK bepaalt dat je een ondernemer bent voor de btw, dan krijg je binnen één tot drie weken een brief met je btw-nummer. Voor eenmanszaken ziet dat nummer er zo uit: NL + je burgerservicenummer (BSN) + B + twee cijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01.
Krijg je geen brief? Dan is het mogelijk dat de Belastingdienst twijfelt of jouw activiteiten als btw-plichtig worden beschouwd. Je kunt in dat geval zelf contact opnemen of een suppletie aanvragen. Voor rechtspersonen zoals een bv of stichting geldt een iets andere structuur: die krijgen een eigen fiscaal nummer dat los staat van een BSN.
Belangrijk: je mag pas btw in rekening brengen en btw terugvragen als je dit nummer hebt ontvangen. Stuur dus geen facturen met btw vóór je die brief in handen hebt.
Het btw-id: het derde nummer dat veel starters niet kennen
Naast het btw-nummer bestaat er nog een btw-identificatienummer, het btw-id. Voor eenmanszaken is dit een apart nummer dat de Belastingdienst heeft ingevoerd om te voorkomen dat je BSN op je facturen zichtbaar is. Het btw-id heeft de structuur NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers, maar de cijfers zijn niet je BSN.
Je vindt je btw-id in MijnBelastingdienst Zakelijk of op de brief die je van de Belastingdienst ontving. Dit nummer zet je op je facturen en je website, niet je interne btw-nummer dat je BSN bevat. Dat laatste gebruik je alleen in je correspondentie met de Belastingdienst zelf.
Overzicht: wanneer gebruik je welk nummer?
| Nummer | Structuur | Wanneer gebruik je het? |
|---|---|---|
| KVK-nummer | 8 cijfers | Op facturen, website, offertes, contracten en in het Handelsregister |
| Btw-id | NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers | Op facturen aan klanten (zowel NL als EU), op je website als btw-plichtige |
| Btw-nummer (intern) | NL + BSN + B + 2 cijfers (eenmanszaak) | Alleen in communicatie met de Belastingdienst, nooit op facturen |
Wat zet ik op mijn factuur aan een Nederlandse klant?
Op een standaardfactuur aan een Nederlandse klant of consument ben je verplicht te vermelden: je bedrijfsnaam en adres, je KVK-nummer, je btw-id, het btw-tarief en het btw-bedrag, de factuurdatum en een uniek factuurnummer. Zet hier dus nooit je interne btw-nummer op; dat is je btw-id.
Stuur je een vereenvoudigde factuur, bijvoorbeeld een kassabon onder de 100 euro? Dan zijn de verplichtingen iets minder streng, maar je btw-id en KVK-nummer horen er altijd op bij een zakelijke factuur.
Ik lever diensten aan een bedrijf in Duitsland: welk nummer gaat op de factuur?
Lever je diensten aan een btw-plichtig bedrijf in een ander EU-land, dan is er sprake van een intracommunautaire dienst. Je verlegt de btw naar de afnemer; die geeft de btw in eigen land aan. Op je factuur zet je dan: je eigen btw-id én het btw-id van je klant. Je vermeldt ook de tekst ‘btw verlegd’ of ‘reverse charge’.
Controleer het btw-id van je klant altijd via VIES, het online verificatiesysteem van de Europese Commissie. Als het nummer ongeldig blijkt, kun je de btw-vrijstelling niet toepassen en ben jij aansprakelijk. Die check kost dertig seconden en kan je een hoop gedoe besparen.
Je KVK-nummer hoort ook op de factuur, maar is voor de buitenlandse klant minder relevant. Het btw-id is het nummer dat voor de Europese btw-administratie telt.
Mijn omzet blijft onder de KOR-grens: moet ik mijn btw-nummer dan toch vermelden?
De Kleineondernemersregeling (KOR) is een vrijstelling: je berekent geen btw en je doet geen btw-aangifte. Maar je bent nog steeds ingeschreven bij de KVK en je hebt nog steeds een btw-id. Op je facturen zet je geen btw-bedrag, maar je vermeldt wel je KVK-nummer en je btw-id. Je voegt de tekst toe dat je gebruikmaakt van de KOR en dat er daarom geen btw in rekening wordt gebracht.
Het weglaten van je btw-id omdat je geen btw in rekening brengt, is een veelgemaakte fout. Het nummer blijft verplicht op een zakelijke factuur, ook als er geen btw op staat.
Speciale situatie: heeft een stichting met ANBI-status een btw-nummer nodig?
Dit is een vraag die bij het onderwerp KVK en btw-nummer regelmatig terugkomt. Een ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) is een stichting of vereniging die door de Belastingdienst als zodanig is erkend voor de giftenaftrek. Maar ANBI-status zegt niets over btw-plicht.
Als de stichting goederen of diensten levert waarvoor ze een vergoeding vraagt, kan ze btw-plichtig zijn. Denk aan een culturele ANBI die toegangskaartjes verkoopt, of een zorggerelateerde ANBI die diensten verleent. Dan heeft ze een btw-nummer nodig en moet ze btw-aangifte doen, tenzij ze in aanmerking komt voor een btw-vrijstelling (bijvoorbeeld voor onderwijs of zorg).
Een ANBI die uitsluitend giften ontvangt en geen economische activiteiten verricht, is in de meeste gevallen niet btw-plichtig en heeft geen btw-nummer nodig. Twijfel je? Raadpleeg een belastingadviseur, want de grens is soms dun.
Meestgemaakte nummerfouten op facturen
De Belastingdienst ziet bij controles steeds dezelfde fouten terugkomen. De meest voorkomende zijn het vermelden van het interne btw-nummer (met BSN) in plaats van het btw-id, het weglaten van het KVK-nummer, en het gebruiken van een verlopen of incorrect btw-id van een buitenlandse klant.
Klopt er iets niet op een factuur die je hebt ontvangen? Dan kun je de btw die daarop staat niet aftrekken. De Belastingdienst hanteert dit strikt. Een gecorrigeerde factuur aanvragen bij je leverancier is altijd de veiligste oplossing.
Checklist: welk nummer heb jij op dit moment nodig?
Beantwoord deze vier vragen om snel te bepalen wat jij nodig hebt:
- Vraag 1: Ben je ingeschreven bij de KVK? Zo ja, dan heb je een KVK-nummer. Dat staat op je inschrijvingsbewijs.
- Vraag 2: Ben je btw-plichtig? Heb je een brief van de Belastingdienst ontvangen? Dan heb je een btw-id. Dat is het nummer op je facturen.
- Vraag 3: Lever je diensten of goederen aan btw-plichtige bedrijven in een ander EU-land? Dan heb je zowel je eigen btw-id als het geverifieerde btw-id van je klant nodig op de factuur.
- Vraag 4: Maak je gebruik van de KOR of ben je een ANBI zonder economische activiteiten? Dan zet je geen btw op de factuur, maar je btw-id en KVK-nummer blijven verplicht (tenzij je helemaal geen btw-nummer hebt gekregen).
Je KVK-nummer identificeert je bedrijf in het Handelsregister. Je btw-id zet je op facturen en gebruik je bij EU-transacties. Je interne btw-nummer is voor correspondentie met de Belastingdienst. Pas je factuursjabloon eenmalig aan met de juiste nummers, controleer bij EU-klanten het btw-id via VIES, en je hoeft hier verder niet meer over na te denken.
