Ondernemers zijn controlefreaks. Ze hebben grip op de cashflow, kennen de marketingstrategie uit hun hoofd en weten precies welke klant wel of niet op tijd betaalt. Er worden businessplannen geschreven voor de komende vijf jaar en exit-strategieën bedacht voor een gouden toekomst. Toch is er één scenario dat vaak structureel wordt genegeerd: het plotselinge wegvallen van de kapitein op het schip. Het is geen gezellig onderwerp voor tijdens de vrijdagmiddagborrel, maar de realiteit is hard. Als de eigenaar morgen niet meer op komt dagen, staat de boel in veel gevallen direct stil. En dan hebben we het niet over een dagje rouw, maar over bankrekeningen die bevriezen en salarissen die niet betaald kunnen worden.
De bank trekt direct aan de noodrem
Het grootste misverstand is dat een bedrijf gewoon doorgaat omdat het een aparte entiteit is. Dat klopt op papier, maar de praktijk is weerbarstiger. Zodra een bank lucht krijgt van het overlijden van een rekeninghouder of bevoegd bestuurder, gaat het slot erop. Dit is geen pesterij, maar een veiligheidsmaatregel. De bank moet zeker weten dat het geld niet in de zakken van de verkeerde persoon verdwijnt. Voor de nabestaanden en het bedrijf is dit echter een ramp.
Leveranciers wachten op hun geld. De Belastingdienst blijft gewoon blauwe enveloppen sturen. Het personeel verwacht aan het einde van de maand loon. Als de enige persoon met toegang tot de bankpas of de identifier er niet meer is, ontstaat er een liquiditeitscrisis terwijl er misschien genoeg geld op de rekening staat. Het bedrijf is dan feitelijk gegijzeld door bureaucratie.
Het papier dat de deuren weer opent
Om die geblokkeerde rekeningen weer vrij te geven, is bewijs nodig. De bank wil zwart op wit zien wie er nu de leiding heeft of wie er bevoegd is om namens de overledene te handelen. Dit bewijs heet een verklaring van erfrecht. In deze akte staat wie de erfgenamen zijn en wie er eventueel gemachtigd is om de nalatenschap af te wikkelen. Zonder dit papier gebeurt er niets.
Nabestaanden denken vaak dat een trouwboekje of een testament voldoende is. Dat is niet zo. Een testament moet eerst getoetst worden bij het Centraal Testamentenregister en de erfgenamen moeten hun keuze (aanvaarden of verwerpen) maken. Pas daarna kan de notaris de verklaring opstellen. Voor een onderneming telt elke dag. Een winkel die twee weken geen voorraad kan inkopen, heeft een groot probleem.
Snelheid als zakelijke noodzaak
In de traditionele route maken de nabestaanden een afspraak bij een notaris. Er gaat tijd overheen voordat er plek is, de stukken moeten worden aangeleverd en voor je het weet ben je weken verder. Ondernemers houden van efficiëntie en snelheid. Het is daarom logisch dat ook dit proces tegenwoordig digitaliseert. Voor wie snelheid wil maken en geen zin heeft in onnodige kantoorbezoeken, is een verklaring van erfrecht online regelen vaak de slimste route. Het scheelt niet alleen tijd, maar vaak ook aanzienlijk in de kosten. De gegevens worden digitaal aangeleverd, de notaris doet de controles en de akte ligt snel op de mat. Zo kan de focus weer terug naar waar die hoort: de continuïteit van de onderneming.
Verschil tussen eenmanszaak en BV
De impact van een overlijden verschilt per rechtsvorm. Bij een eenmanszaak zijn het privévermogen en het zakelijk vermogen met elkaar verweven. Als de ondernemer wegvalt, houdt de eenmanszaak feitelijk op te bestaan, tenzij de erfgenamen de zaak voortzetten. Hier is de verklaring van erfrecht absoluut onmisbaar om bij de tegoeden te komen.
Bij een Besloten Vennootschap (BV) is het iets anders geregeld, maar niet minder complex. De BV blijft bestaan, maar de aandelen vallen in de nalatenschap. De erfgenamen worden dus de nieuwe aandeelhouders. Zij moeten vervolgens een nieuwe bestuurder benoemen als de overledene de enige bestuurder was. Ook hier vraagt de bank, en ook de Kamer van Koophandel, om diezelfde verklaring voordat de nieuwe bestuurder geregistreerd kan worden en bij de rekening kan.
Regeren is vooruitzien
Voor iedere ondernemer zou het prioriteit moeten zijn om dit goed geregeld te hebben. Dat betekent niet alleen een testament laten opmaken, maar ook nadenken over wie de ‘executeur’ wordt. Dit is de persoon die de bevoegdheid krijgt om direct te handelen na het overlijden. Kies hiervoor iemand die verstand heeft van zaken. De partner is emotioneel vaak niet in staat om zakelijke beslissingen te nemen in de week na de uitvaart.
Leg wachtwoorden vast in een digitale kluis. Zorg dat er een draaiboek ligt. Het klinkt luguber, maar het is de ultieme vorm van bedrijfszekerheid. Je wilt niet dat je levenswerk instort omdat niemand bij de bankpas kan. Zorg dat de erfgenamen weten waar ze moeten zijn en hoe ze snel aan de juiste papieren komen. Dan blijft de schade beperkt tot het emotionele gemis en blijft de financiële ravage uit.
