Waarom cashflow vaak spannender is dan winst
Op papier gaat het prima: je draait omzet, klanten zijn tevreden en je boekhouder knikt goedkeurend bij de winst- en verliesrekening. Toch lig je ’s nachts wakker, omdat de betaalrekening gevaarlijk snel slinkt. Herkenbaar? Veel ondernemers ontdekken pas na een paar jaar dat winst en liquiditeit twee totaal verschillende werelden zijn. De rekeningen moeten nú betaald worden, terwijl jouw klanten soms rustig 30, 45 of zelfs 60 dagen nemen om je facturen te voldoen.
Juist in die periode daartussen ontstaan spanningen. Je personeelskosten lopen door, de btw-aangifte komt eraan, leveranciers verwachten op tijd hun geld en dan ook nog die onvoorziene uitgave aan apparatuur. Cashflowmanagement is daarom geen “nice to have”, maar een kernvaardigheid voor iedere zzp’er, MKB’er en snelgroeiende scale-up.
Veelvoorkomende cashflowfouten bij ondernemers
Cashflowproblemen ontstaan zelden van de ene op de andere dag. Vaak sluipen ze langzaam je bedrijf binnen. Je zegt een interessante opdracht geen nee, ook al weet je dat de klant pas over twee maanden betaalt. Je besluit een bus of machine nét iets eerder te vervangen. Of je hanteert uit gewoonte een betalingstermijn van 30 dagen, terwijl jouw leveranciers 14 dagen aanhouden. Stap voor stap wordt de druk op je bankrekening groter.
Een veelgemaakte fout is ook dat ondernemers hun reserves overschatten. Er staat bijvoorbeeld 40.000 euro op de rekening, maar daarvan is een groot deel al “bestemd” voor loon, belastingen en lopende verplichtingen. Het lijkt dan alsof er ruimte is voor investeringen, terwijl je in werkelijkheid vooral toekomstige kosten financiert. Een simpel liquiditeitsoverzicht kan dat misverstand snel uit de wereld helpen.
Voor wie merkt dat facturen standaard laat betaald worden of klanten soms onverwacht wegvallen, kan een vorm van debiteurenfinanciering zoals factoring bij o2Factoring interessante rust en ruimte creëren in de kasstroom, zolang je goed begrijpt wat je ermee wilt bereiken.
Zo maak je je betalingsstroom voorspelbaar
Grip op cashflow begint met voorspelbaarheid. Dat betekent niet dat alles precies volgens plan verloopt, maar wel dat je realistisch inschat wanneer geld binnenkomt en wanneer het eruit gaat. Veel ondernemers doen dit in hun hoofd, met een grove inschatting. Dat werkt zolang het klein en overzichtelijk is, maar wordt riskant zodra je groeit, personeel aanneemt of grotere opdrachten uitvoert.
Een praktische eerste stap is een eenvoudige cashflowplanning in een spreadsheet of boekhoudpakket. Zet per week of maand de verwachte inkomsten naast de vaste en variabele uitgaven. Denk aan huur, salaris, belastingen, lease, software en inkopen. Vul daarbij niet de factuurdatum in, maar de verwachte betaaldatum. Zo zie je meteen wanneer krappe periodes eraan komen en kun je vooraf maatregelen nemen in plaats van achteraf brandjes blussen.
Strakkere betaalafspraken met klanten
Veel ondernemers nemen de betaaltermijn van hun branche klakkeloos over. Of ze laten klanten die “even willen schuiven” met betalen hun gang gaan, om de relatie niet te beschadigen. Toch is juist duidelijkheid over betaling een teken van professionaliteit. Korte en heldere betaaltermijnen beschermen je bedrijf, zonder dat je per se onvriendelijk wordt.
Je kunt bijvoorbeeld standaard met 14 dagen werken en alleen bij strategisch belangrijke klanten een uitzondering maken. Vermeld de voorwaarden overal consequent: in offertes, contracten en op de factuur. Zet er direct bij wat er gebeurt bij te late betaling, zoals herinneringskosten of het opschorten van verdere leveringen. Duidelijke spelregels voorkomen ongemakkelijke discussies achteraf en zorgen dat serieuze klanten je sneller betalen.
Sneller factureren, sneller betaald
Elke dag dat een factuur nog niet verstuurd is, financier jij het werk uit eigen zak. Toch wachten veel ondernemers tot het eind van de maand om alles in één keer te factureren. Dat voelt efficiënt, maar kost je liquiditeit. Wie direct na oplevering of wekelijks factureert, verkort zijn “doorlooptijd” soms ongemerkt met weken.
Maak er daarom een gewoonte van om vaste momenten in de week te blocken voor facturatie en debiteurenbeheer. Automatiseer waar het kan, bijvoorbeeld met periodieke facturen voor abonnementen of vaste onderhoudscontracten. En stuur niet alleen een herinnering als iemand te laat is, maar ook een vriendelijke bevestiging zodra de factuur is verstuurd, inclusief duidelijke betaalinstructies. Hoe minder drempels een klant ervaart, hoe groter de kans dat hij snel betaalt.
Financieringsopties om je kasstroom te versterken
Zodra de basis op orde is, kun je kijken naar manieren om pieken en dalen in je cashflow verder af te vlakken. Zeker in sectoren met seizoensinvloeden, lange betalingstermijnen of grote projecten is dat geen overbodige luxe. Het doel is niet om elk risico uit te schakelen, maar om de kans op financiële stress te verkleinen en ruimte te houden voor groei en kansen.
Naast klassieke opties zoals een rekening-courantkrediet bij de bank of een zakelijke lening, zijn er steeds meer flexibele vormen van werkkapitaalfinanciering. Denk aan het verkopen van losse facturen, een voorschot op vaste contracten of het zekerstellen van betaling via een kredietverzekering. Welke vorm past, hangt af van je marges, je klantportfolio en je behoefte aan voorspelbaarheid.
Wanneer is externe financiering zinvol?
Externe financiering is bedoeld om gezonde groei mogelijk te maken, niet om een structureel verlieslatend model in leven te houden. Een goede vuistregel: als je businessmodel winstgevend is, maar je vooral last hebt van het tijdsverschil tussen werk doen en geld ontvangen, dan kan tijdelijke of doorlopende financiering logisch zijn.
Stel dat je een aannemer bent die steeds vaker grotere klussen aanneemt. Je moet extra mensen inhuren en materialen voorfinancieren, terwijl de opdrachtgever pas na oplevering betaalt. Met voldoende buffer is dat te overbruggen, maar bij meerdere projecten tegelijk wordt het spannend. Dan kan het slim zijn om per project te kijken welk deel je met eigen middelen doet en welk deel je financiert, zodat je niet al je reserves in de lopende opdrachten vastzet.
Praktische gewoontes die je liquiditeit gezond houden
Cashflowmanagement is geen eenmalig project, maar een set gewoontes. Kleine, consequente acties hebben vaak meer effect dan een grote ingreep eens per jaar. Wie iedere maand even stilstaat bij zijn kasstroom, voorkomt dat verrassingen zich opstapelen tot een crisis. Het mooie is dat je veel van deze gewoontes relatief snel kunt aanleren en in je routine kunt inbouwen.
Begin met een vast “geldmoment” in je agenda, bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag. Je kijkt dan naar openstaande facturen, verwachte betalingen, komende grote uitgaven en eventuele belastingverplichtingen. Op basis daarvan beslis je of het verstandig is om investeringen uit te stellen, juist naar voren te halen of bijvoorbeeld alvast een reservering te maken voor een dure maand. Door die regelmaat voelt geld minder als iets dat je overkomt en meer als een gebied waar jij weer het stuur in handen hebt.
Een buffer als schokdemper
Geen enkel bedrijf is immuun voor tegenvallers: een klant die onverwacht failliet gaat, een machine die het begeeft, een project dat vertraging oploopt. Een zakelijke buffer vangt de eerste klappen op en zorgt dat één tegenvaller niet meteen verandert in een domino-effect van betalingsproblemen.
Hoe groot die buffer moet zijn, hangt af van je branche en risicoprofiel. Veel ondernemers hanteren minimaal één tot drie maanden aan vaste bedrijfslasten als richtlijn. Voor seizoensgebonden bedrijven of ondernemingen met lange projecten kan meer nodig zijn. Bouw die reserve stapsgewijs op door elke maand automatisch een vast percentage van je inkomsten apart te zetten op een zakelijke spaarrekening. Zo wordt je buffer langzaam maar zeker een vanzelfsprekend onderdeel van je financiële basis, in plaats van iets waar je alleen aan denkt als het al misgaat.
