Een webshop kan hard groeien zonder dat het magazijn netjes meegroeit. Voorraad stapelt zich op, bestellingen moeten dezelfde dag nog weg en retouren wachten op verwerking. Ondernemers die zich oriënteren op partijen zoals Yours Value Logistics lopen daardoor vaak tegen dezelfde vraag aan: wanneer is zelf inpakken en verzenden niet langer de handigste oplossing?
Wanneer wordt zelf verzenden een probleem?
De eerste bestellingen van een webshop zijn meestal prima zelf te verwerken. Een paar dozen, een printer voor verzendlabels en wat ruimte voor voorraad zijn vaak voldoende. De situatie verandert wanneer het aantal orders stijgt. Vooral pieken maken het verschil. Een webshop kan op een rustige dinsdag twintig orders ontvangen en na een succesvolle campagne ineens honderd. Die pakketten moeten worden verzameld, gecontroleerd, ingepakt en aangemeld bij de vervoerder. Ondertussen blijven klanten vragen stellen en moet nieuwe voorraad worden ingekocht.
Wat kost eigen fulfilment eigenlijk?
Zelf orders verwerken voelt goedkoop zolang de ondernemer vooral naar verpakkingsmateriaal en verzendkosten kijkt. Tijd en ruimte zijn minder zichtbaar op een factuur, maar tellen wel mee. Een magazijn of opslagruimte kost geld. Hetzelfde geldt voor personeel dat producten verzamelt, dozen inpakt en retouren controleert. Daar komen software, printers, stellingen en verpakkingsmateriaal bij. Fouten hebben eveneens een prijs. Een verkeerd verstuurd artikel betekent vaak extra verzending en extra werk.
Wanneer past fulfilment uitbesteden bij groei?
Fulfilment uitbesteden wordt vooral interessant wanneer logistiek steeds meer tijd vraagt die ergens anders nodig is. Denk aan productontwikkeling, klantenservice, inkoop of het uitbreiden naar nieuwe verkoopkanalen. Dat betekent niet dat een bepaald aantal pakketten automatisch het omslagpunt vormt. Een webshop met grote, kwetsbare producten heeft een andere operatie dan een winkel die kleine accessoires verkoopt.
Welke informatie moet je vooraf op orde hebben?
Uitbesteden werkt beter wanneer de processen duidelijk zijn. Productgegevens moeten kloppen en de actuele voorraad moet goed worden bijgehouden. Ook afspraken over retouren, beschadigde artikelen en afwijkende bestellingen vragen aandacht. De koppeling tussen webshop en magazijn is daarbij belangrijk. Een bestelling moet correct worden doorgegeven en een voorraadwijziging moet snel zichtbaar zijn. Anders kan een artikel online beschikbaar lijken terwijl het magazijnvak al leeg is.
Wanneer weet je dat het tijd is?
Een duidelijk signaal ontstaat wanneer logistiek structureel andere werkzaamheden verdringt. De ondernemer staat dan steeds vaker dozen in te pakken terwijl leveranciers, klanten of nieuwe plannen wachten.
