Als je personeel in dienst hebt, dan ben je automatisch gebonden aan de werkkostenregeling (WKR). Toch blijft het een onderwerp waar veel ondernemers hun hoofd over breken. De WKR klinkt abstract, maar raakt direct je personeelskosten, fiscale verplichtingen en zelfs je werkgeversimago. De regeling bepaalt immers wat je belastingvrij mag vergoeden en waar je als werkgever verantwoordelijkheid voor draagt. Wie zich niet tijdig verdiept in de werking ervan, loopt het risico op financiële tegenvallers of onaangename correcties achteraf.
Wat houdt de WKR precies in?
De werkkostenregeling is bedoeld om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers fiscaal te structureren. Denk aan kerstpakketten, een bedrijfsfiets, een thuiswerkvergoeding of een jubileumbonus. Al deze zaken vallen óf binnen de vrije ruimte óf zijn belast tegen 80% eindheffing.
In 2025 bedraagt die vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Kom je daarboven, dan geldt een verlaagd percentage van 1,18% over het meerdere (bron: Belastingdienst, Handboek Loonheffingen 2025). Overschrijd je die ruimte? Dan betaal je als werkgever eindheffing. En dat is geld dat je meestal beter kunt investeren in je mensen zelf.
Wanneer ben je verplicht de regeling toe te passen?
Zodra je één werknemer in loondienst hebt, ben je verplicht de WKR toe te passen. Er is geen opt-in of opt-out. Dit betekent ook dat je elke vergoeding en verstrekking moet beoordelen: valt het onder een gerichte vrijstelling, valt het binnen de vrije ruimte of is het belast?
Voor mkb’ers zonder eigen HR-afdeling is dat vaak een uitdaging. De WKR is geen eenmalige toetsing, maar een doorlopend proces. Je moet bij elke regeling, declaratie of cadeau bedenken: wat zijn de fiscale gevolgen?
Veelvoorkomende fouten
In de praktijk ziet men als salarisspecialist dat er vaak te laat of helemaal niet op de WKR wordt gestuurd. Veelvoorkomende fouten:
- Geen actuele berekening van de vrije ruimte
- Reiskosten of thuiswerkvergoedingen zonder fiscale onderbouwing
- Verstrekkingen (zoals sportabonnementen) verkeerd aangemerkt
- Vergeten eindheffing af te dragen na overschrijding
Dit soort fouten zijn zelden kwaaie wil, maar ze kosten wel geld of veroorzaken discussies bij een controle. En juist dat wil je als ondernemer voorkomen.
Grip op de WKR begint bij inzicht
De werkkostenregeling dwingt werkgevers tot het maken van fiscale keuzes, soms zonder dat ze zich daar bewust van zijn. Een goed vergoedingenbeleid en een scherp zicht op je vrije ruimte helpen om onaangename verrassingen te voorkomen. Belangrijker nog: het geeft ruimte om gericht te investeren in arbeidsvoorwaarden die echt waarde toevoegen.
In de praktijk blijkt dat organisaties die de WKR proactief monitoren – dus niet alleen achteraf corrigeren – veel beter in staat zijn om hun personeelsbeleid fiscaal efficiënt en strategisch in te richten. Een periodieke analyse van je WKR-ruimte, gekoppeld aan concrete regelingen zoals thuiswerkvergoedingen of opleidingskosten, maakt dat verschil.
Het loont dus om de werkkostenregeling niet te zien als een lastige belastingregel, maar als een kans om bewuster met vergoedingen om te gaan. Niet aan het einde van het jaar, maar het hele jaar door.
