Er zijn genoeg momenten waarop je als bedrijf snel vervoer nodig hebt. Denk aan een afspraak met een klant aan de andere kant van de stad, een medewerker die naar het vliegveld moet of collega’s die na een evenement naar huis moeten. Niet iedere organisatie heeft daarvoor eigen auto’s beschikbaar. Een zakelijke taxi kan dan een praktische oplossing zijn. Zeker wanneer regelmatig ritten nodig zijn, is het handig om vooraf na te denken over hoe je die organiseert.
Wanneer heb je zakelijk vervoer nodig?
Zakelijk vervoer kan voor allerlei situaties worden ingezet. Denk aan een rit naar een vergadering, luchthavenvervoer of het ophalen van een klant of zakenrelatie. Ook voor medewerkers die tijdelijk geen auto tot hun beschikking hebben, kan een taxi uitkomst bieden. Bedenk vooraf hoe vaak dergelijke ritten binnen je bedrijf voorkomen. Voor een enkele rit kun je gewoon een taxi boeken, maar wanneer meerdere medewerkers regelmatig onderweg zijn, kan het handiger zijn om het vervoer centraal te regelen.
Vooraf boeken of juist op het laatste moment?
Sommige zakelijke ritten staan weken van tevoren in de agenda, terwijl andere pas dezelfde dag ontstaan. Bij een belangrijke afspraak of vlucht is vooraf reserveren prettig, omdat het vervoer dan alvast geregeld is. Ontstaat er onverwacht een afspraak, dan wil je juist snel kunnen boeken. Je kunt tegenwoordig ook zakelijk vervoer ritten voor jezelf of collega’s kort van tevoren boeken. Zo kun je ook buiten de normale kantooruren ritten regelen.
Houd zakelijke ritten overzichtelijk
Wanneer iedere medewerker zelf taxi’s boekt en de kosten vervolgens declareert, kunnen er al snel veel losse bonnetjes en betalingen ontstaan. Zeker bij een groter aantal ritten wordt dat onoverzichtelijk. Het kan daarom handig zijn om dit mee gecentraliseerd te houden. Zorg bijvoorbeeld dat je ritten vanuit één omgeving kunt regelen en bekijken. De kosten kunnen vaak op één maandelijkse btw-factuur worden verzameld, waardoor medewerkers niet iedere rit afzonderlijk hoeven te declareren.
Kijk niet alleen naar de prijs
Bij het boeken van zakelijk vervoer speelt de prijs natuurlijk een rol, maar er zijn meer zaken om op te letten. Denk bijvoorbeeld aan beschikbaarheid, het gebied waarin een aanbieder actief is en de mogelijkheid om ritten vooraf te plannen. Ook bereikbaarheid kan belangrijk zijn. Zeker wanneer vervoer voor meerdere collega’s wordt geregeld, is het prettig als er iemand beschikbaar is bij vragen of wijzigingen. Bij regelmatig terugkerende trajecten kun je daarnaast informeren naar eventuele vaste prijsafspraken.
Maak duidelijke afspraken binnen het bedrijf
Tot slot helpt het om intern af te spreken wanneer medewerkers zakelijk vervoer mogen boeken en hoe dat gebeurt. Zo voorkom je dat iedereen zijn eigen werkwijze gebruikt. Met een centrale omgeving kun je bovendien gemakkelijker terugzien welke ritten gepland en uitgevoerd zijn. Dit maakt het ook vooral voor de administratie een stuk overzichtelijker.
